Ogni azienda che voglia certificare il proprio sistema di gestione deve sottoporsi ad un audit iniziale di certificazione da parte di un organismo di certificazione ed ad audit successivi per il mantenimento ed il rinnovo della stessa.
Il fine di un audit è la verifica della corretta applicazione delle regole che l’azienda si è data per disciplinare ed attuare la propria attività in conformità a quanto contenuto nella norma di riferimento e fornire opportunità di miglioramento del proprio sistema di gestione.
Tale valutazione viene svolta da un auditor competente sulla base di dati raccolti, le cosiddette evidenze oggettive, tramite analisi di documenti ma anche attraverso informazioni acquisite tramite interviste con il personale e con la direzione dell’azienda e tramite l’osservazione diretta delle modalità lavorative, che gli permettano di comprendere ed entrare nella realtà aziendale. Per poter effettuare queste attività è necessaria la disponibilità e la collaborazione dell’azienda.
Spesso il personale dell’azienda tende invece a vivere le giornate di audit come un vero e proprio esame, fatto di domande ritenute complesse e scarsamente comprensibili, lontano da quello che è la loro normale attività lavorativa, a cui, per giunta, la verifica sottrae tempo e sono talvolta portati ad associare il concetto di verifica alla produzione di documenti, alcune volte realizzati esclusivamente per la giornata dell’audit. Ma il fine di un audit, come abbiamo visto precedentemente, non è far trovare all’auditor documenti creati ad hoc, ma semplicemente dimostrare che la modalità lavorativa adottata è conforme ai requisiti contenuti nella norma. I vocaboli tecnici propri della norma spesso altro non sono che la definizione di azioni, controlli e rendiconti che la maggior parte delle aziende compie giornalmente e che l’auditor richiede il giorno della verifica.
In questo frangente il supporto del consulente nel tradurre e calare nelle attività lavorativa le richieste della norma può essere di aiuto, ma non bisogna dimenticare che la vera protagonista dell’audit è l’Azienda. Più tutta la struttura aziendale è consapevole del proprio compito migliore sarà l’apporto che l’audit dell’Organismo di Certificazione potrà offrire all’azienda stessa.
Una corretta gestione, aperta e consapevole, passa per interventi di formazione che accrescano le conoscenze sui principi della norma e soprattutto le rendano comprensibili ed attuabili nella realtà operativa quotidiana, facilitando la comunicazione e lo svolgimento dell’audit.
Lo stesso ente di certificazione richiede infatti una guida, cioè una persona che possa assistere l’auditor, accompagnandolo, mostrandogli il sito e fornendogli le informazioni necessarie per la verifica.
Strumento poco considerato da parte dell’azienda sono le comunicazioni inviate dall’organismo di certificazione nel periodo che precede la data programmata: esse possono fornire molte informazioni utili per meglio gestire l’audit. Ne è un esempio è il Piano di Audit. Esso, oltre a confermare le date ed il gruppo di auditor incaricato, contiene l’elenco dei processi/attività e delle funzioni aziendali interessati dalla verifica, compresa la Direzione, con una indicazione di massima delle tempistiche. Questo permette di non impegnare tutto il personale per il tempo totale dell’audit ma di identificare il periodo che li coinvolgerà, permettendo loro di tornare alla consueta occupazione. Inoltre, il Piano di Audit è uno strumento flessibile che potrà essere riadattato a secondo delle necessità; per questo è opportuno darne comunicazione all’interno dell’organizzazione a tutte le persone coinvolte in modo che, nel caso si evidenziassero specifiche esigenze organizzative, come la pianificazione di ferie, permessi o la presenza di orari di lavoro particolari (lavoratori part-time o attività che si svolgono esclusivamente in alcuni momenti della giornata), sarà possibile, a seguito della comunicazione all’organismo di certificazione, rimodulare lo svolgimento della visita. Il piano di audit sarà condiviso durante la riunione di apertura dell’audit, e, laddove emergessero eventi imprevisti, esso verrà adattato alle esigenze specifiche dell’azienda. Per la verifica efficace dei requisiti relativi alla Leadership, al Riesame ed agli obiettivi, è raccomandata la presenza della Direzione, così nel momento della Riunione di apertura e di chiusura dell’audit, momento in cui saranno esposti i risultati della verifica.
In occasione dei contatti precedenti le date di audit, è opportuno informare l’organismo di certificazione sulla presenza di condizioni specifiche di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro (es. particolari limitazioni di accesso, uso di DPI…) e/o di sicurezza delle informazioni da osservare che possono influire sull’attività di verifica così da agevolarne ed ottimizzarne lo svolgimento.
Un audit di prima certificazione si compone di due fasi separate, che hanno finalità diverse e che sono solitamente effettuate in due distinti momenti. La prima fase ha l’obiettivo di fornire una visione d’insieme del Sistema di gestione per comprendere la preparazione allo stadio successivo, che va dalla comprensione della norma alla consapevolezza del personale, alla valutazione della documentazione, degli audit interni e del Riesame della direzione, permettendo la conoscenza della struttura organizzativa. Al termine di questa fase, saranno presentati gli esiti che potrebbero evidenziare le criticità che nella fase successiva potrebbero generare non conformità.
Nel secondo stage viene invece valutata che l’attuazione del sistema di gestione nell’attività lavorativa soddisfi i requisiti di certificazione.
Le conclusioni delle due fasi di valutazione comprendono non solo le eventuali carenze riscontrate ma anche i punti di forza e le opportunità di miglioramento dei processi, della gestione e dello stato di conformità, che evidenziano come l’audit non sia solo un momento di giudizio ma anche un’occasione di crescita e di confronto per l’azienda con un approccio proattivo ed una comunicazione aperta che favorisca un efficace scambio di informazioni ed esperienze.
Silvia Andreatta – Consulente Sistemi di Gestione.
